そもそも、何のために勤怠システムを入れるのか？

―「便利になった」で終わらせない、勤怠管理の仕組みのつくり方 ―

勤怠システムを入れれば、勤怠管理は良くなる。

本当にそうでしょうか。

紙のタイムカードがなくなる。
Excelへの転記がなくなる。
残業や休暇をWebから申請できる。
労働時間も自動で集計される。

確かに、便利になります。

でも、

「楽になること」と「勤怠管理が良くなること」は、同じではありません。

勤怠システムの導入支援をしていると、私は最初にこんなことを考えます。

そもそも、この会社は何のために勤怠システムを入れるのだろう。

今回は機能や設定の話から少し離れて、「勤怠管理の仕組み」そのものについて考えてみます。

1｜システムから考え始めない

勤怠システムを導入するとき、

「どんな打刻方法があるのか」
「残業申請はどう設定するのか」
「給与計算システムと連携できるのか」

といった話から入りがちです。

もちろん、どれも必要な確認です。

でも、その前に考えておきたいことがあります。

会社として、どんな勤怠管理をしたいのか。

勤怠管理は、勤怠システムを使うことそのものが目的ではありません。

正しい給与計算をする。
労働時間を把握する。
法令を守る。
長時間労働を防ぐ。
社員の健康を守る。

さらにその先には、会社が継続的に成長し、多様な人材から選ばれ続けることもあると思います。

だから私は、システムの機能を見る前に、もう少し上流から考えることが大切だと思っています。

システムを決めてから業務を考えるのではなく、まず自社にとって適正な業務を考える。

システムは、その仕組みを実現するための道具です。

2｜「楽になる」と「良くなる」は違う

勤怠システムを導入すると、これまで紙で行っていた残業申請を、Web上で行えるようになります。

本人が申請して、上司がクリックして承認する。

これだけでも、手続きはずいぶん楽になります。

でも、

「残業申請が電子化された」

ということと、

「残業管理が良くなった」

ということは、同じではありません。

「今日は2時間残業します」
「承認します」

これだけで、残業管理ができていると言えるでしょうか。

本当に考えたいのは、

なぜ、その残業が必要なのか。

ということです。

今日、その仕事をやる必要があるのか。
明日に回せないのか。
優先順位を変えられないのか。
別の人に分担できないのか。

勤怠システムを導入するなら、単に今までの手続きを電子化するだけではなく、

これまでの業務そのものを見直す機会にする。

私は、その視点を持ちたいと思っています。

3｜残業時間ではなく、「仕事の到達点」から考える

残業を考えるとき、最初に確認したいのは、

「何時間残るのか」

ではありません。

今日、何をどこまで終わらせる必要があるのか。

ここから考えることが大切です。

「今日やらなければならない仕事」と、
「できれば今日やっておきたい仕事」は違います。

明日に回せる仕事はないか。
優先順位を変えられないか。
他のメンバーと仕事を組み替えられないか。

そこまで考えたうえで、それでも今日対応する必要があるのであれば、

仕事の到達点から、必要な残業時間を逆算する。

残業は、時間から考えない。
仕事の到達点から逆算する。

残業が必要になると分かるのは、いつも終業間際とは限りません。

朝、その日の予定とタスクを確認した時点で、

「今日は通常の勤務時間だけでは終わらない」

と分かる日もあります。

会議が多い。
締切が重なっている。
今週中の仕事から逆算すると、今日ここまでは進めなければならない。

そんな日は、業務を始める時点で残業予定を考えるという方法があってもよいと思います。

残業管理は、その日の終わりに始めるものではない。

もちろん、仕事を始めた後に急な依頼やトラブルが発生し、予定していなかった残業が必要になることもあります。

そのときは、予定を見直せばよい。

大切なのは、最初に立てた予定を守ることではなく、仕事量と優先順位を途中で見直せることです。

そして、そのために新しい会議を増やす必要もありません。

朝礼があるなら、朝礼でその日の仕事量と残業予定を確認する。
ランチミーティングがあるなら、午前中の進捗や突発業務を踏まえて見直す。
終礼があるなら、その日の進捗と残業の必要性を最終確認する。

新しい仕組みを増やすのではなく、すでにある仕組みに組み込む。

その方が、残業管理は「特別な手続」ではなく、毎日の仕事の進め方そのものになっていきます。

さらに、これを1日だけで見ないことも重要です。

同じ人が毎日のように残業しているのであれば、それはもう、その人の今日一日の問題だけではありません。

日次の残業申請は、「今日の仕事を見るための情報」。
週次の残業データは、「仕事の偏りを見るための情報」。
月次の残業データは、「仕事の設計を見るための情報」。

残業データは、単に過去の時間を集計するためだけのものではありません。

これからの仕事の進め方を考えるための情報にもなります。

4｜「頑張る人」で回る会社にしない

残業時間を週単位、月単位で見ていくと、もう一つ見えてくるものがあります。

それは、

誰の頑張りによって仕事が回っているのか。

ということです。

いつも同じ人が遅くまで残っている。
特定の人だけ休日出勤が多い。
その人が休むと、仕事が止まってしまう。

こうした状態は、一見すると、

「責任感のある人が頑張ってくれている」

ようにも見えます。

もちろん、誰かが一歩踏み込んで仕事をしてくれること自体が悪いわけではありません。

でも、

その人が頑張らなければ回らない状態になっていないか。

ここは、一度考えてみる必要があります。

仕事が特定の人に集中しているのかもしれません。
その人にしか分からない仕事があるのかもしれません。
会議や問い合わせ対応に追われ、本来やるべき仕事を時間外に処理しているのかもしれません。

あるいは、そもそも今の人員に対して仕事量が多すぎるのかもしれません。

「もっと早く帰ってください」

と本人に伝えるだけでは、解決しない問題もあります。

なぜ、その人が残業し続けているのか。

その背景にある仕事の配分や進め方まで見ていく。

勤怠データは、そのための入口にもなります。

人が頑張ることで、一時的に乗り越えられる場面はあります。

でも、それが毎日続かなければ仕事が回らないのであれば、仕組みの側を見直した方がよい。

勤怠管理を、単に「時間を集計する仕事」で終わらせず、

仕事の偏りや、組織の状態に気づくための仕組み

として使っていきたいと思います。

5｜システムに何をさせ、人は何を判断するのか

勤怠システムは、

出退勤を記録する。
労働時間を計算する。
残業や休暇を申請する。
一定の時間を超えたらアラートを出す。

こうした処理を、とても得意としています。

でも、例えば、

「今月、残業が30時間を超えています」

というアラートが出ても、

なぜ30時間を超えたのか。

そこまではシステムには分かりません。

一時的な繁忙なのか。
突発的な対応が続いたのか。
特定の人に仕事が集中しているのか。
仕事の進め方そのものに問題があるのか。

そして、

仕事を減らすのか。
誰かに分担するのか。
優先順位を変えるのか。

それを決めるのは、人です。

大切なのは、システムと人のどちらか一方に任せることではありません。
それぞれの得意なことを、きちんと分けることです。

勤怠システムを導入すると、

「どの画面から申請するのか」
「誰が承認するのか」
「どんなアラートを設定するのか」

といった操作や設定に目が向きがちです。

でも、その前に、

いつ確認するのか。
何を基準に判断するのか。
問題が見つかったら、誰がどう対応するのか。

を決めておく。

こちらが「管理」です。

その管理を実現するために、

「どの画面から申請するか」
「誰に通知するか」
「どのデータを表示するか」

という手順をシステムへ落としていきます。

まず、どう管理したいのかを決める。
そのあとで、システムにどう実装するかを考える。

そして、人がやらなくてよい記録・計算・集計・通知は、できるだけシステムへ任せる。

その分、人は、理由を確認し、優先順位を考え、仕事を組み替え、本人と話し、人にしかできない判断に時間を使う。

人がやらなくてよい仕事をシステムに任せる。
その分、人は「考える仕事」に時間を使う。

6｜勤怠システムを選ぶ前に

勤怠システムを導入するとき、どうしても最初に比較したくなるのは機能です。

　☑ 打刻方法。
　☑ 申請機能。
　☑ 承認フロー。
　☑ アラート。
　☑ 給与計算システムや人事システムとの連携。
　☑ 料金。

もちろん、どれも大切です。

でも、その前に一度だけ考えてみてください。

そもそも、自社は何のために勤怠管理をするのでしょうか。

給与計算を正しくするため。
労働時間を把握するため。
法令を守るため。
長時間労働を防ぐため。
社員の健康を守るため。

そして、

仕事の偏りに気づく。
働き方の変化に気づく。
組織の課題に気づく。

そんな役割もあると思います。

だから、

システムに業務を合わせるのではなく、
適正な業務をつくったうえで、システムを合わせていく。

私は、この順番を大切にしています。

便利なシステムを入れることと、良い勤怠管理をつくることは同じではありません。

申請が楽になる。
集計が早くなる。
ミスが減る。

それも、大きな価値です。

でも、その先に、

社員が正しく働いた事実を記録できる。
上司が必要なタイミングで状況を把握できる。
人事が組織の変化に気づける。
会社が働き方をより良くしていける。

そこまでつながって、初めて勤怠システムが「仕組み」になるのだと思います。

何のために、このシステムを入れるのか。

新しい勤怠システムを選ぶときも。
すでに使っているシステムを見直すときも。

私は、まずこの問いから始めたいと思っています。